Die Führung von Personalakten und Datenschutz im Betrieb

Als vorrangige Norm nach g 1 Abs, 3 BDSG gilt § 83 BetrVG. Er gibt dem Arbeitnehmer das Recht auf Einsichtnahme in seine Personalakten. Das BDSG kommt zur Anwendung, soweit die Personalakten entweder unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (digitale Personalakte) oder in Form nicht automatisierter Dateien geführt werden.

Außerhalb des Anwendungsbereichs des BDSG ist auf die allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätze und den Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers zu achten.

Das Personaldatenrecht geht einheitlich vom so genannten materiellen Personalaktenbegriff aus. Nach einem Urteil des BAG umfasst dies die Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Dienstverhältnis stehen. Zur Personalakte im materiellen Sinne gehören nicht nur die Inhalte der in der Personalabteilung geführten und mit Personalakte bezeichneten Datensammlung. Es ist nicht entscheidend, in welcher Form, an welchem Ort und unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind.

Die Personalaktendaten können sich auch in Neben- und Sonderakten befinden oder in einem anderen Unternehmensteil, z. B. in einer zentralen Personalabteilung der Hauptverwaltung. Nicht zu den Personalakten gehören die sogenannten Sachakten. Sie enthalten zwar Daten des Beschäftigten, die aber nicht in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Inhalt und dem Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses stehen.

Betroffene sollten darauf achten, dass in den Hauptpersonalakten eine Übersicht über Neben oder Sonderakten geführt wird. Damit wird die Ausübung des Einsichtsrechts ermöglicht. Es existiert derzeit keine Rechtsnorm, die den privaten Arbeitgeber zur Führung einer formellen Personalakte verpflichtet. Jeder Arbeitgeber muss den gesetzlichen Pflichten zur Führung von Aufzeichnungen, besonders im Bereich des Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsschutzrechts nachkommen. In der Regel wird er sich für die Führung von Personalakten entscheiden.

Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Transparenz

Der Betroffene hat das Rech, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Dies ergibt sich im privatwirtschaftlichen Bereich u. a. aus §  83 Abs. 1 BetrVG. Die Informationen sind dem Arbeitnehmer gegebenenfalls zu erklären. Er hat darüber hinaus das Recht, sich Notizen zu machen und Fotokopien zu erstellen sowie ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Das Einsichtsrecht kann ohne Angabe von Gründen - auch während der Arbeitszeit – ausgeübt werden. Kommt §  83 BetrVG nicht zur Anwendung (2. B, bei freien Mitarbeitern, abgewiesenen Bewerbern, Familienangehörigen), kann häufig auf § 34 BDSG zurückgegriffen werden. Er umfasst zusätzlich das Auskunftsrecht bezüglich der Datenherkunft und Datenübermittlung an Dritte.

Durch das Auskunfts- bzw. Einsichtsrecht soll verhindert werden, dass unzutreffende oder unzulässige Informationen über Beschäftigte gesammelt werden. Dem Betroffenen soll die Möglichkeit gegeben werden, zur Richtigkeit der Personalaktendaten beizutragen. Ferner besteht für den Arbeitgeber die Verpflichtung, den Mitarbeiter vor Aufnahme negativer Vorgänge in seine Akte anzuhören.

Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Richtigkeit

Laut BAG vom 25.4.1972 haben die Angaben in der Personalakte ein möglichst objektives Bild von der Person, der Tätigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters zu vermitteln. Die Angaben dürfen daher nicht unbegründet oder sachlich falsch sein. Hieraus ergibt sich wiederum der Anspruch des Mitarbeiters, die Korrektur unzutreffender bzw. die Entfernung unzulässiger Angaben zu verlangen. § 83 Abs 1 BetrVG gewährt zusätzlich das Recht, Erklärungen zum Inhalt der Personalakte abzugeben und diese aufnehmen zu lassen. Die Anforderung der Vollständigkeit greift bei privaten Arbeitgebern nur, soweit das Persönlichkeitsbild des Arbeitnehmers kennzeichnende geführt werden. Relevante Angaben dürfen nicht willkürlich hinzugefügt oder entfernt werden. lm Anwendungsbereich des BDSG kann analog auf das Recht auf Berichtigung gemäß § 35 Abs, 1 BDSG zurückgegriffen werden.

Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Zulässigkeit

Der Umfang der berechtigt in die Personalakte aufzunehmenden Daten wird begrenzt durch den Anspruch des Arbeitnehmers auf Wahrung seines Persönlichkeitsrechts. Dafür ist in der Regel eine lnteressenabwägung nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit erforderlich. In der Praxis kann hier weit gehend auf die Grundsätze über das Fragerecht des Arbeitgebers zurückgegriffen werden.

Im Anwendungsbereich des BDSG ist zusätzlich die Einwilligung als Zulässigkeitskriterium möglich.

Klassische Prinzipien der Personalaktenführung: Vertraulichkeit

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren und bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln. Er hat das Gebot der Zweckbindung einzuhalten. Weiterhin muss der Arbeitgeber für die Einhaltung dieser Vorgaben durch die Sachbearbeiter Sorge tragen. Dabei ist der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter klein zu halten. Sensible Daten sind besonders vor Missbrauch zu schützen und ggf. getrennt zu speichern und zu verarbeiten.

Forderungen des BDSG

• Erfüllung der Unterrichtungspflichten (§ 4 Abs 3 BDSG),
• Konkrete Zweckfestlegung bei Erhebung (§ 28 Abs 1 Satz 2 BDSG),
• Erhebung beim Betroffenen (§ 4 Abs. 2 BDSG),
• Besondere Behandlung der besonderen Arten personenbezogener Daten
• Beachtung des Prinzips der Datensparsamkeit (§ 3a BDSG),
• Verpflichtung der mit der Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG)
• Schutz der Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen (§ 9 BDSG nebst Anlage).

Für die Personalakten sollten angemessene Datensicherungsmaßnahmen gefordert werden. Hierzu zählt der Verschluss manueller Akten in gesicherten Schränken mit Schlüsselberechtigungskonzept.

Zunächst sollte geprüft werden, welche Daten zulässigerweise gespeichert werden dürfen. Mit einem Schutzstufenkonzept lassen sich nach dem Grad der Sensibilität Daten ordnen. Dann können jeder Schutzstufe angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zugeordnet werden.

Neben der Pflicht zur Beachtung der Grundsätze des Fragerechts treffen sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer in Ausnahmefällen gegenseitige Offenbarungsobliegenheiten. Dies betrifft regelmäßig solche Umstände, die die Durchführung des Arbeitsverhältnisses entscheidend erschweren oder unmöglich machen würden.

Das BDSG fordert

• die konkrete Zweckfestlegung bei Erhebung (§ 28 Abs 1 Satz 2 BDSG)
• die Erfüllung der Unterrichtungspflichten (§ 4 Abs. 3 BDSG)
• die Beachtung des Prinzips der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3a BDSG)
• die spezielle Behandlung der besonderen Arten personenbezogener Daten
• die Erhebung beim Betroffenen (§ 4 Abs. 2 BDSG) und die Verpflichtung der mit der Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis