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Multimedia-Einsatz und Kontrolle - Eine datenschutzrechtliche Einschätzung
Der Einsatz von Kommunikationstechnologien am Arbeitsplatz nimmt einen hohen Stellenwert im Arbeitnehmerdatenschutz ein. Zum einen sind moderne Informations- und Kommunikationssysteme wie digitale Telefonanlagen, das Internet und E-Mails zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitslebens geworden. Andererseits begründen die verbundenen Möglichkeiten der Beobachtung und Protokollierung des Kommunikationsverhaltens besondere Gefahren für das informelle Selbstbestimmungsrecht des Arbeitnehmers.
Telekommunikationsdienste
Rechtlich gibt es seit 1997 in Deutschland ein gesetzlich ausdifferenziertes Telefonrecht. Hier unterliegt der Arbeitgeber jedoch nur dann den Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und des Teledienstedatenschutzgesetzes (TDDSG), wenn den Mitarbeitern die private Nutzung der Einrichtungen und Dienste erlaubt ist, da nur dann von einem geschäftsmäßigen Erbringen von Telekommunikationsdiensten gemäß § 1 Nr. 5 TDG bzw. von einem Diensteanbieter (S 3 ff. TDDSG) als Anwendungsvoraussetzungen von TKG und TDDSG auszugehen ist. Insofern ist zunächst darauf hinzuweisen, dass es dem Arbeitgeber grundsätzlich frei steht, die private Nutzung zu erlauben. Entscheidet er sich dafür, die private Nutzung ausdrücklich oder konkludent zu gestatten, so müssen anschließend nicht private und dienstliche Nutzung technisch getrennt werden. Sonst finden TKG und TDDSG auf alle Daten Anwendung. In jedem Fall wird nicht unterschieden zwischen sprachlichen und nicht-sprachlichen Formen der Kommunikation.
Dienstliche Nutzung
Bei rein dienstlicher Nutzung kommt zunächst mangels vorrangiger Normen das BDSG zur Anwendung. Hier sind insbesondere die Bestimmungen der §§ 3 a, 4, 27 und 28 einschlägig. Darüber hinaus gelten die allgemeinen Grundsätze des Persönlichkeitsschutzes im Arbeitsverhältnis sowie die von der Rechtsprechung weiterhin zugrunde gelegten Prinzipien der besonderen Vertraulichkeit von Telefongesprächen und dem Recht am eigenen Wort. Danach ist die Nutzung personenbezogener Daten im überwiegenden Arbeitgeber-Interesse dann zulässig, wenn sie der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses dient (§ 28 Abs, 1 Satz 1 Nr 1, BDSG) oder wenn die Nutzung zur Datensicherung oder zum ordnungsgemäßen Betrieb der Datenverarbeitungsanlage erfolgt. lm letztgenannten Fall ist jedoch auf die besondere Zweckbindung an den Erhebungszweck nach § 31 BDSG hinzuweisen, d. h. dass Daten, die zur Datensicherung oder zum ordnungsgemäßen Betrieb der Datenverarbeitungsanlagen erhoben wurden, später nicht zu anderen Zwecken verwendet werden dürfen.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Nutzungsdaten bei rein dienstlicher Nutzung zu folgenden Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen:
- Missbrauchskontrolle
- Kostenkontrolle
- Kostenabrechnung
- Datensicherung
- Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlagen
Die weitergehende Verwendung der Daten zur Verhaltens- und Leistungskontrolle und die Totalüberwachung sind hingegen nicht zulässig. Als Nutzungsdaten gelten regelmäßig die Begleitumstände der Kommunikation.
- Bei der Telefonie: Beginn, Ende und verbrauchte Einheiten (die Zulässigkeit der Speicherung der kompletten angerufenen Telefonnummer ist strittig; es empfiehlt sich daher die gekürzte Erfassung)
- Bei der E-Mail-Nutzung: Zeitpunkt und Adressaten
- Bei der Internetnutzung: Zeitpunkt, Dauer der Nutzung und aufgerufene Seiten
Ein Zugriff auf die Inhalte der Kommunikation ist jedoch anders zu bewerten:
Bei Telefongesprächen ist das Abhören grundsätzlich nicht zulässig und auch durch Einwilligung nicht zu rechtfertigen. Nur ausnahmsweise kann bei einem überwiegenden schutzwürdigen Interesse des Arbeitgebers gelegentlich mitgehört und aufgezeichnet werden.
In einem Callcenter kann die Aufzeichnung von Telefongesprächen, beim Telefonbanking zu Beweiszwecken oder auch zu Schulungszwecken während einer zeitlich begrenzten Anlernphase erforderlich sein. Zur Ermittlung des Täters bei Vorliegen konkreter Verdachtsmomente (Verrat von Betriebsgeheimnissen, sexuell belästigende Anrufe etc.) kann das Mithören die einzig geeignete Maßnahme sein.
Zugriff auf E-Mail
Die Frage nach der Zulässigkeit des Zugriffs auf die Inhalte von E-Mails ist in der Literatur umstritten. Auf der einen Seite werden dienstliche E-Mails mit sonstigem geschäftlichen Schriftverkehr
gleichgestellt, auf den der Arbeitgeber regelmäßig zugreifen darf. Andererseits können E-Mails auch wie dienstliche Telefonate angesehen werden, wodurch die Kenntnisnahme an den Kriterien zur Telefonie zu messen wäre.
In der Praxis bietet sich hinsichtlich des Zugriffs auf dienstliche E-Mails die abschließende Regelung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung an, die den Mitarbeiter einerseits verpflichtet, geschäftsrelevante Vorgänge zu dokumentieren und dem Arbeitgeber bei Bedarf verfügbar zu machen, andererseits dem Arbeitgeber im Ausnahmefall einen direkten Zugriff gestattet (z. B. bei unerwartet längerer Abwesenheit des Mitarbeiters).
In jedem Fall ist auch hier die Totalüberwachung des E-Mail-Verkehrs zum Zwecke der Verhaltens- und Leistungsmessung ausgeschlossen. Überprüfungen dürfen allenfalls stichprobenartig und anlassbezogen unter Anwendung der Erforder-lichkeits- und Verhältnismäßigkeitsprinzipien stattfinden. Der letztgenannte Grundsatz gilt auch beim Zugriff auf Inhalte der Internetnutzung, wobei hier bei rein dienstlicher Nutzung die Möglichkeit zur Filterung durch den Arbeitgeber besteht. Der Zugriff auf bestimmte Internetseiten mit eindeutig privaten Inhalten kann unterbunden werden.